Die BWA besser verstehen um damit besser zu planen

wie geht einfaches Finanzcontrolling

Servus vom Serve. Herzlich willkommen. Dein Steuerbüro übermittelt dir Zahlen, aber du verstehst nur Bahnhof? Kommt dir diese Situation bekannt vor? Das ist sehr gefährlich, denn um dein Unternehmen erfolgreich zu steuern, musst du in der Lage sein, die Zahlen zu verstehen. Was du nicht kontrollieren kannst, das kannst du auch nicht verbessern. Nur wenn du deine Zahlen im Griff behältst, kannst du dein Unternehmen skalieren. Finanzcontrolling bedeutet, dass du alle Daten kennst, verstehst und Schlussfolgerungen daraus ziehen kannst. Das ist die Basis für ein gesundes Wachstum, denn ein unkontrolliertes Wachstum ist schlimmer als gar kein Wachstum.

Die Zahlen, die du von deinem Steuerbüro bekommst, sind deine Betriebswirtschaftliche Auswertung, kurz BWA. Sie ist besonders für kleine und mittlere Unternehmen das Berichtswesen, das die Ertragslage eines Unternehmens und seine betriebswirtschaftlichen Kennzahlen zum Inhalt hat. Es geht unter Anderem um monatliche Ausgaben, zum Beispiel im Vergleich zum Vormonat oder kumuliert für das bisher aufgelaufene Jahr. Teilweise werden sie in Prozentzahlen ausgedrückt. Von den Betriebseinnahmen werden die Ausgaben abgezogen, zum Beispiel der Materialaufwand und die Personalkosten. Am Ende der Aufstellung findest du dein vorläufiges Ergebnis. Viele schauen kurz drüber und denken sich, “das passt schon”. Sie vergleichen vielleicht den vergangenen Monat mit dem Vorjahresmonat, um anschließend die Übersicht in der Ablage verschwinden zu lassen.

Was sagen die Zahlen der BWA aus? Die meisten, die ich nach ihrer BWA frage, sagen mir, dass sie sie nicht verstehen. Die Zahl, die ganz unten steht, kommt nicht auf ihrem Konto an. Sie können mit den Daten nicht planen. Das ist genau das Problem, denn sie wenig aussagekräftig. Du kannst zwar das Verhältnis zwischen Personalkosten oder Materialkosten und Umsatz beziehungsweise Rohertrag herstellen und diesen Wert mit dem Durchschnitt deiner Branche vergleichen, aber was bringt das? Die Wenigsten wollten durchschnittlich sein, zumal der Durchschnitt meist gar nicht genug verdient. Du kannst in der BWA viele wichtige Werte nicht ablesen, weil sie nicht berücksichtigt sind. Du kannst zum Beispiel keine Vorhersage ableiten, weil die BWA immer nur den aktuellen Status quo wiedergibt. Fallen jedoch alle vier Jahre turnusmäßige Wartungskosten an, dann sind diese logischerweise in den Aufstellungen der anderen drei Jahre nicht eingepreist. Sie kommen aber wieder, so sicher wie das Amen in der Kirche. Diese Ausgaben müssen in den Budgets berücksichtigt werden. Wenn du das nicht machst, dann läufst du Gefahr, heute mehr auszugeben, als du darfst. Und irgendwann holen dich die Rechnungen ein und reißen ein Loch in deine Haushaltskasse. Fehler Nummer 1 lautet deshalb, beachte, dass die zukünftig anfallenden Kosten in der BWA nicht aufgeführt sind. Das ist gefährlich, denn darfst nicht nur den Moment betrachten, sondern musst rational in die Zukunft schauen.

Der zweite Fehler passiert, wenn man die laufenden Steuern nicht einplant. Der aufgeführte Gewinn ist zumindest teilweise noch zu versteuern. Das bedeutet, dass man den wahren Erlös nicht im Blick haben kann. Eine Nachforderung des Finanzamts kann schnell zu einer bösen Überraschung werden. Wenn du heute deine Steuer für beispielsweise das vorvergangene Jahr einreichst, dann führt eine Nachforderung dazu, dass du dreimal deine Steuerlast bezahlen musst. Und das ist vielen nicht bewusst. Stell dir vor, wir sind aktuell im Jahr 2022, und du musst für das Jahr 2020 50.000,- Euro nachzahlen. Diesen Wert legt das Finanzamt für die kommenden Jahre zugrunde, was dazu führen kann, dass du auch für 2021 50.000,- Euro zahlen musst. Das heißt, dass du für die beiden vergangen Jahre 100.000,- Euro nachzahlen musst. Dazu kommt eventuell eine Vorauszahlung für das laufende Jahr in gleicher Höhe. Das würde bedeuten, dass du dem Finanzamt einen Betrag von 150.000,- Euro überweisen müsstest.

Steuerforderungen bringen so manchen Unternehmer zur Verzweiflung, und zwar nicht nur finanziell, sondern auch mental. Sie sind frustriert, weil sie gefühlt nur noch für das Finanzamt arbeiten und nicht für sich selbst. Der Grund liegt aber darin, dass die Planung nicht richtig gelaufen ist, weil einigen Unternehmern das kaufmännische Handwerkszeug fehlt. Deswegen spreche ich dieses Thema an, denn es ist wichtig.

Fehler Nummer 3: Die Betriebswirtschaftliche Auswertung ist oft durch Abschreibungen verwässert. Abschreibungen sind steuerliche Vorteile, die durch Käufe entstehen. Du kaufst einen Firmenwagen im Wert von 50.000,- Euro. Angenommen, du schreibst dieses Auto über fünf Jahre ab. Das bedeutet, dass du 10.000,- Euro als Betriebsausgaben steuerlich gelten machen kannst, und das vermindert deine Steuerlast. Hast du das Auto bar bezahlt, dann verlassen 50.000,- Euro in dem Moment deine Kasse, in dem du das Auto kaufst. In der Betriebswirtschaftlichen Auswertung werden jedoch nur 10.000,- Euro gegengerechnet, weil sie über die Steuer abgeschrieben werden. Das heißt, dass du im laufenden Jahr eine Differenz von 40.000,- Euro hast. Dieses Jahr 40.000,- Euro Nachteil, im nächsten Jahr 10.000,- Euro Vorteil. Und diese Rechnungen betreffen nicht nur den Kauf eines Autos, sondern alles, was du über einen längeren Zeitraum hinweg abschreiben kannst. Das summiert sich und kann zu Fehlerquoten führen, weil die Summe durch die Abschreibungen steuerlich verwässert wird.

Die nächste Schwierigkeit, die auf uns wartet, ist die Tatsache, dass die Betriebswirtschaftliche Auswertung oft verzögert kommt, bei manchen sogar bis zu einem halben Jahr. Das bedeutet, dass die echten Zahlen ein halbes Jahr alt sind. Wie willst du vernünftig planen, wenn du keine aktuellen Zahlen hast? Es ist sehr gefährlich, mit Zahlen zu arbeiten, die in der Vergangenheit liegen.

Fehler Nummer fünf sind falsche Informationen in der Aufstellung. Beispiel: Du transferierst 50.000,- Euro in die Firma, um davon ein Auto zu kaufen. Dieser Betrag wird als Betriebseinnahme verbucht, und du musst ihn womöglich versteuern. Außerdem kann es sein, dass du dich irgendwann in der Zukunft darüber wunderst, wie diese 50.000,- Euro in den Betrieb gekommen sind, denn tatsächlich stehen ihnen keine realen Einnahmen gegenüber. Du kannst nicht mehr nachvollziehen, woher das Geld kam. Das heißt, dass du irgendwann darauf kommst, nur zweimal so viel machen zu müssen wie bisher, um deinen Umsatz zu steigern, denn dann hast du theoretisch deinen Umsatz verdoppelt. Du musst nur wissen, was du mal zwei nehmen musst, dann ist es einfach.

Das waren fünf Punkte als Beispiel für dafür, was alles schieflaufen kann. Viele Unternehmer sind unsicher und können nicht nachvollziehen, ob sie überhaupt profitabel arbeiten. Die Zahlen sehen so lange gut aus, bis es zu einer bösen Überraschung kommt, zum Beispiel bei einer Betriebsprüfung. Du kannst alle möglichen Steuertipps anwenden, aber die funktionieren nur so lange, bis eine Betriebsprüfung ansteht und der Prüfer eine andere Meinung hat. Viele Unternehmer fällen Entscheidungen aus dem Bauch heraus anstatt die Fakten zu prüfen. Das führt zu Fehlentscheidungen, und irgendwann wundert man sich, warum man ständig auf der Stelle tritt. Wie schade. Das ist unprofessionell und müsste nicht sein. Es ist eines guten Unternehmers nicht würdig, eben weil es einfache Lösungen gibt. Um die Betriebswirtschaftliche Auswertung zu verstehen, ist es am besten, du erstellst sie selbst.

Ich verstehe diese Probleme sehr gut, denn wir Unternehmer wollen unser Handwerk ausüben und für unsere Kunden da sein anstatt im Hinterzimmer Zahlen zu wälzen. Die Übersicht über Ausgaben und Einnahmen geht oft im Alltag unter, und abends, wenn man erschöpft nach Hause kommt, fehlt die Energie, um sich mit der lästigen Verwaltung auseinanderzusetzen. Das verstehe ich voll und ganz, und deswegen habe ich mich darauf spezialisiert, einfache Lösungen für diese Probleme zu entwickeln. Schließlich soll sich deine Arbeit lohnen. Ohne dich gäbe es all das nicht, was du erschaffen hast. Wir sind die Macher, wir sind der Motor, der Deutschland am Laufen hält.

Ich möchte noch einige weitere mögliche Fehler erwähnen. Wenn Unternehmer ihre Aufstellung selbst machen, dann kommt es vor, dass einerseits Lücken entstehen und andererseits wichtige Transaktionen nicht aufgelistet sind. Ich habe inzwischen 27 Jahre Erfahrung mit dem Lesen von BWAs, und deswegen fallen mir Lücken eher auf als einem Laien, der blinde Flecken nicht erkennt. Aber auch ich überprüfe nicht jeden kleinen Posten meiner Kreditkartenaufstellung, denn das macht es nur noch komplizierter. “In der Einfachheit liegt die höchste Vollendung”, sagte Leonardo da Vinci.

Der zweite Fehler ist die fehlende Aktualität. Es bringt nichts, die Einnahmen und Ausgaben nur alle paar Monate zu prüfen. Manche Leute haben gute Apps für die eigene Finanzverwaltung. Aber die sind meist nicht umfassend genug. Entweder sind sie nur für den Privatbereich gedacht, oder man kann keine richtigen Budgets damit verplanen. Budgets sind Zahlungsverpflichtungen, die auf dich zukommen aufgrund von Entscheidungen, die in der Vergangenheit gefällt wurden. Irgendwann werden diese Zahlungen fällig, und zwar in Form von Zeit und Geld. Wenn du Kinder in die Welt setzt, dann weißt du, dass irgendwann Kosten auf dich zukommen, zum Beispiel für die täglichen Windeln oder später für das Studium. Genauso ist es mit der Zeit, die du aufwendest, wenn du deine Kinder zur Schule oder zum Sport bringst. Jede Entscheidung, die du fällst, zieht dir irgendwann Zeit und Geld aus der Tasche. Mit einem rationalen Blick in die Zukunft lässt sich alles planen. Die Apps sind deshalb so ungenau, weil sie meist keine psychologische Hürde haben und nur automatisiert arbeiten. Mein Motto lautet: Mit zehn Minuten, nicht mit null Minuten monatlich behält man seine geschäftlichen und privaten Finanzen im Griff. Das bedeutet, Zeit nötig ist, um sich gut kümmern zu können. Das ist gut so, denn die Überwindung, sich mit den Zahlen auseinanderzusetzen, führt zu einer besseren Reflexion. Denselben Effekt erlebst du, wenn du beim Einkauf bar bezahlst. Der Griff ins Portemonnaie führt dazu, dass du kontrollierter mit deinem Geld umgehst, als wenn du die EC Karte zückst.

Der nächste Fehler ist, die speziellen unternehmerischen Bedürfnisse nicht zu berücksichtigen. Es wird ein beliebiger Plan genommen, der jedoch zu unspezifisch ist. Ein Beamter beispielsweise hat andere Bedarfe als ein Unternehmer. Wir als Unternehmer haben sowohl andere Schwierigkeiten als auch andere Möglichkeiten, und die müssen bei der Anwendung eines Plans berücksichtigt werden.

Der letzte und wichtigste Punkt lautet: Wir machen es uns oft zu kompliziert. Wir bekommen an die Hand, was alles gemacht werden könnte, aber die meisten Unternehmer und Selbständigen haben weder Zeit noch Nerven, stundenlang Excel Tabellen zu pflegen und die Zahlen detailliert zu kennen. Wir Unternehmer haben genug Baustellen, um die wir uns kümmern müssen. Wir kümmern uns um Kunden und um Mitarbeiter, machen Akquise und bearbeiten Reklamationen. Wir sind ausgelastet, und deswegen muss das System, das uns bei der Verwaltung hilft, alltagstauglich sein. Das Controlling muss absolut einfach und übersichtlich sein, damit es sich gut in den Alltag integrieren lässt.

Wenn du sagst, du weißt nicht, wie du ein solches System findest, dann kannst du dich gerne an mich wenden. Gemeinsam prüfen wir deine Zahlen und die Betriebswirtschaftliche Auswertung. Ich kann dir zeigen, wie du zu einer Methode kommst, die sich einfach in deinen Alltag integrieren lässt und Spaß macht. Melde dich gerne bei mir. Eine entsprechende Info zur Vereinbarung eines Termins findest du auf meiner Webseite. Dieses Gespräch ist selbstverständlich kostenlos für dich.

Herzlichen Dank fürs Rein- und Hinhören. Ab hier liegts an dir. Bis zur nächsten Folge, dein Michael Serve. Schau auch gerne auf meiner Seite michael-serve.de vorbei. Ich freue mich auf deinen Besuch.

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